Większość dokumentacji, którą przechowywaliśmy w biurze mogła być spokojnie składowana w szafach biurowych lub w archiwum, gdzie był do niej łatwy i szybki dostęp w razie potrzeby. Jednak najważniejsze dokumenty, plany, umowy i dane firmowe, nie mogły być przechowywane w miejscu, do którego dostęp mają osoby nieupoważnione, więc specjalnie do takowych dokumentów zamówiliśmy porządne sejfy niewielkich rozmiarów, umieszczone w każdym biurze.
Biurowe sejfy ogniotrwałe
Biura każdego pracownika wyższego szczebla miały zostać wyposażone w przynajmniej jeden taki sejf, w którym przechowywane miały być najważniejsze dokumenty oraz informacje. Sejf ognioodporny, jaki wybraliśmy do wyposażenia biur był niewielkich rozmiarów, mieszcząc się bez większego trudu we wnętrzu biurowej szafki by nie rzucać się w oczy osobom postronnym, choć jego waga uniemożliwiała jego usunięcie, a wymagania co do instalacji przewidywały iż będzie on na stałe przytwierdzony przynajmniej do jednej powierzchni nośnej, w naszym przypadku do podłogi. Wnętrze sejfu mogło pomieścić mniej więcej tyle dokumentów, ile mieściło się w szafce biurka, gdyż nie było potrzeby używania sejfów o większej pojemności. Mimo rozmiarów, miały one pokaźną wagę, uniemożliwiającą ruszenie sejfu po zamontowaniu go na miejscu, i równie imponującą wytrzymałość. Były one całkowicie ogniotrwałe i hermetycznie zamykane, więc dodatkowo chroniły zawartość przed przypadkowym zalaniem czy zniszczeniem, co było szczególnie ważne, gdyż wiele przechowywanych dokumentów nie mogło być odzyskanych w żaden sposób. Sejfy były bardzo dobrze zabezpieczone przed próbami otwarcia. Bez użycia kodu otwierającego sejf, nie było absolutnie żadnej możliwości jego otwarcia z zewnątrz.
W razie próby otwarcia sejfu przez osoby niepowołane, czy to za pomocą siły, narzędzi czy błędnego kodu, sejf całkowicie blokował zamek, wysyłając sygnał do centrum monitorowania, z jakim prowadziliśmy współpracę, a odblokować go mógł wyłącznie szef ochrony budynku. Każdy z sejfów posiadał odrębny kod dostępu, znany tylko przez pracownika odpowiedzialnego za zawartość, a jakiekolwiek zapisywanie czy rozpowszechnianie kodów było zabronione. Sejfy były również wyposażone w czujniki drgań, na wypadek prób przeniesienia sejfu lub jego usunięcia z wyznaczonego miejsca.